So funktioniert die Monatsabrechnung
3 Minuten Lesezeit · Stand 2026-05-25
KickPact rechnet monatlich ab. Am 1. eines Monats, 08:00 Uhr, generieren wir aus allen Beiträgen des Vormonats eine Zahlungsübersicht (PDF) pro Sponsor + Mannschaft und schicken sie automatisch raus. So sieht der Ablauf aus.
Was passiert am 1. des Monats
- 00:00 Uhr — KickPact sperrt alle Beiträge des Vormonats für Änderungen. Sie sind ab jetzt unveränderlich.
- 08:00 Uhr — Der Abrechnungslauf startet pro Mannschaft:
- Für jeden Sponsor wird ein PDF erstellt mit allen Beiträgen aus dem Vormonat.
- Eine Vereins-Übersicht wird erstellt: Summe aller Zahlungsübersichten.
- PDFs werden dauerhaft gespeichert und bleiben jederzeit abrufbar.
- 08:30 Uhr — Mails an Sponsoren mit PDF als Anhang + Link zum Dashboard.
- 08:30 Uhr — Mail an Verein mit der Vereins-Übersicht + Liste aller Zahlungsübersichten.
Die ganze Aktion dauert für die meisten Vereine wenige Sekunden. Bei Vereinen mit 50+ Sponsoren ein paar Minuten.
Was auf der Zahlungsübersicht steht
Eine typische Zahlungsübersicht enthält:
- Empfänger: Sponsor (Anzeigename + E-Mail aus dem Sponsor-Profil)
- Absender: Verein (Name + Adresse + IBAN aus den Vereins-Stammdaten)
- Referenznummer: fortlaufend pro Verein (Format:
VEREIN-2026-05-0001) - Datum: 1. des Monats
- Zeitraum: der Vormonat (z.B. "April 2026")
- Beitrags-Zeilen:
- Pro Beitrag eine Zeile mit Datum, Spiel und Anlass: "Tor in Spiel FCM vs ASV am 12.04. — 5,00 €"
- Gesamtbetrag: eine Summe, fertig. Keine USt — Sponsoren-Beiträge sind private Unterstützung, keine bezahlte Leistung.
- Zahlungs-Block: IBAN mit QR-Code für die Banking-App, Verwendungszweck = Referenznummer. Wenn der Verein PayPal oder einen Online-Zahllink hinterlegt hat, stehen die auch drauf.
Mehr zur Lesart in Zahlungsübersicht lesen.
Was der Verein bekommt
Eine Zusammenfassung mit:
- Pro Sponsor eine Zeile: "Familie Schmidt — 78 €"
- Total für den Vormonat
- Liste der bisher bezahlten vs. offenen Zahlungsübersichten
- Erinnerungs-Hilfe: KickPact stellt dir einen fertigen, freundlichen Erinnerungstext bereit, den du kopierst und selbst verschickst
Plus eine PDF-Sammelmappe mit allen einzelnen Zahlungsübersichten.
Wann der Sponsor zahlt
KickPact zieht nichts automatisch ein. Der Sponsor sieht die Zahlungsübersicht, überweist den Betrag manuell ans Vereinskonto — oder scannt einfach den QR-Code mit der Banking-App.
Standardablauf:
- Zahlbar binnen 14 Tagen (Default).
- Danach markiert KickPact die Übersicht als überfällig. Automatische Mahnungen gibt es bewusst nicht — das sind eure Leute, kein Inkasso-Fall.
- Du kannst jederzeit den vorbereiteten Erinnerungstext kopieren und per WhatsApp oder Mail schicken.
Mehr in Als bezahlt markieren.
Was ist mit dem laufenden Monat?
Beiträge des laufenden Monats werden im Sponsor-Dashboard und im Vereins-Dashboard live angezeigt. Du siehst:
- "Stand heute, 23. Mai: 47 € offene Beiträge für diesen Monat"
- Pro Beitrag die Match-Referenz, das Datum, den Betrag
- Cap-Auslastung (z.B. "47 € / 100 € Monats-Cap — 47 %")
Du kannst diese Live-Beiträge noch ändern — z.B. ein Manual-Event widerrufen, ein Match nachträglich anpassen. Sobald der 1. des Folgemonats kommt, sind alle Beiträge eingefroren.
Mehrere Pacts, mehrere Mannschaften
Ein Sponsor mit mehreren Pacts (z.B. zwei Mannschaften):
- Bei Basic / Pro: 2 separate Zahlungsübersichten vom Verein (eine pro Mannschaft).
- Bei Vereinslizenz: 1 Sammelübersicht mit allen Mannschaften zusammen.
Storno und Nachträge
Storno eines einzelnen Beitrags (Verein-Admin):
- Bis zum 1. des Folgemonats: Beitrag direkt löschen, taucht nirgends mehr auf.
- Nach dem 1.: Stornobeleg zur ursprünglichen Zahlungsübersicht — der Betrag wird verrechnet bzw. erstattet.
Nachtrag (Trainer hat ein Manual-Event vergessen):
- Trainer kann bis zum 7. des Folgemonats nachpflegen. Der Eintrag erscheint in der Abrechnung des Folgemonats (nicht rückwirkend in der schon versendeten).
Was wenn das KickPact-Abo gekündigt ist?
Read-Only-Modus: Die letzte Monatsabrechnung läuft noch durch. Danach: keine automatischen Spieldaten, keine Beiträge, keine Zahlungsübersichten. Bestehende, unbezahlte Übersichten bleiben sichtbar und können noch markiert werden.
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